Umowa Freelancera

poniedziałek, 2018-02-268275Biznes, Problemy klienta

Chyba wszyscy wiedzą, że praca bez umowy to wolontariat, bo klienta nic nie zobowiązuje do zapłaty za naszą pracę. Co prawda niektórzy nie mają z tym problemu nawet przy umowie i zadatku, ale na szczęście to są znikome wyjątki. Sam jakiś czas temu miałem taki „incydent”, ale dosyć szybko gość odkrył swoje karty, więc przynajmniej został mi zadatek, który w dużej mierze pokrył włożony wysiłek.

Umowa pochodzi z banku zdjęć Fotolia

Umowa jest istotna zwłaszcza przy większych zleceniach. Oprócz standardowych zapisów określa też zakres prac, dzięki czemu nie okazuje się potem, że w międzyczasie klient wymyślił sobie całą masę dodatków do wykonania.

Jakie zapisy powinna mieć umowa?

Wszystko zależy od rodzaju zlecenia, do każdego umowę przygotowuje się indywidualnie. Ale nie tworzy się jej za każdym razem od zera, spokojnie można wykorzystać fragmenty wcześniejszych. Pamiętaj, że umowa powinna chronić interesy obu stron (zasada win-win). Nie piszesz jej więc tylko „pod siebie”, ale także nie pozwól klientowi pisać tylko „pod niego”. Poniżej przedstawiam elementy, które wyodrębniłem moich dotychczasowych z umów. To taki podstawowy must have. Duzi klienci z własną bandą prawników i tak przygotują coś swojego na kilkanaście stron, ale w większości typowych przypadków powinno wystarczyć.

Data i miejsce przygotowania umowy (taka formalność).
Dane adresowe i NIP zleceniodawcy (klienta) i wykonawcy (nas).
Zakres prac. W głównej części umowy najlepiej ogólnie opisz przedmiot zlecenia, natomiast szczegóły (np. struktura serwisu www) dodaj jako załącznik. Określ ilość przewidzianych korekt, żeby się nie okazało, że przez pół roku tylko poprawiasz i za każdym razem jest tylko „ciut w lewo”, „dwa ciuty do góry”. Warto dopisać, że każda kolejna korekta ponad te wliczone w cenę, podwyższa ją np. o 5%. W praktyce jednak wiadomo jak jest - poprawek robi się trochę więcej niż przewiduje umowa. Ale też trzeba wiedzieć, kiedy powiedzieć STOP.
Forma przekazania prac. Mogą to być gotowe wydruki, zamknięte pliki PDF (jeśli klient ma własną zaprzyjaźnioną drukarnię), gotowa strona internetowa na wskazanym serwerze. Rzadziej są to pliki otwarte (wyceń je odpowiednio więcej jeśli szanujesz swoją pracę).
Materiały źródłowe od klienta. Jest to istotna sprawa, bo możesz najpierw ustalić sztywny termin wykonania zlecenia potem niezbędne pliki dostaniesz dopiero ostatniego dnia. W umowie lepiej podawać terminy względne np. „wykonanie zlecenia w ciągu 15 dni roboczych od chwili otrzymania wszystkich materiałów” oraz np. „zleceniodawca zobowiązuje się dostarczyć wykonawcy materiały źródłowe w terminie do 10 dni od chwili podpisania umowy”.
Termin wykonania zlecenia. Jak wspomniałem, lepiej ustalić termin względny. Czasami jednak termin jest nieprzekraczalny np. 30 lipca. Wtedy od samego początku musisz męczyć klienta o materiały (pomijam skrajnie rzadkie przypadki, kiedy klient jest dobrze przygotowany do współpracy i wszytko nam przekazuje z chwilą podpisania umowy). W przypadku prac cyklicznych np. serwisowania strony www podaje się całkowity czas trwania umowy. Często określa się terminy przekazywania poszczególnych części projektu, odbioru uwag, nanoszenia korekt itp. Dobrze jest dopisać punkt „jeżeli zamawiający w ciągu tygodnia nie wyrazi uwag odnośnie wykonania dzieła w dniu prezentacji, uznaje się, że praca została zaakceptowana”. To go mobilizuje do niezwlekania z uwagami.
Kary. Klienci lubią dopisywać punkt o karach za opóźnienia w realizacji (obniżenie ceny końcowej o xx% za każdy dzień zwłoki). Ciekawe jest, że nie chcą słyszeć o punkcie w drugą stronę - podwyższanie ceny za każdy dzień zwłoki z dostarczeniem materiałów czy przekazaniem uwag. Ale zawsze warto próbować.
Oświadczenie o posiadaniu oryginalnych narzędzi oraz pełnych praw do wykorzystania materiałów koniecznych do wykonania zlecenia. W zasadzie rzecz oczywista, ale w praktyce bywa różnie. Klientów na ogół nie interesuje, czy mamy legalny soft (w sumie dla nich nawet lepiej, żeby nie był legalny, wtedy przecież możemy obniżyć cenę), a zdjęcia najlepiej pobrać z Google. Rzeczywistość jednak pokazuje, że takie działania szybko się zwracają przeciwko nam. Z tego samego powodu przydaje się też zapis, że materiały od klienta też muszą być w pełni legalne, żeby potem nie beknąć za zdjęcie pobrane przez niego z Googli.
Przekazanie praw majątkowych, zachowanie praw autorskich. Określ, że klient otrzymuje jedynie prawa majątkowe do pracy, zaś pełne prawa autorskie należą do Ciebie. Dopisz też, w jakim stopniu klient może ingerować w Twój projekt oraz na jakich nośnikach może być powielany. Wielu klientów tego nie rozumie i wydaje im się, że mają pełne prawa do wszystkiego. Przekazanie tych praw oczywiście dopiero po opłaceniu faktury.
Cena, zaliczka/zadatek, terminy płatności. Jest to jeden z ważniejszych punktów umowy. Zamiast zaliczki lepiej weź zadatek. Dobrze określ termin jego wpłaty na xx dni od chwili podpisania umowy, a termin wykonania zlecenia uzależnić od chwili wpłacenia zaliczki i przekazania materiałów źródłowych.
Okres trwania gwarancji i darmowego usuwania usterek. Dotyczy to głównie stron internetowych. Dla pewności dopisz, że „nie dotyczy to błędów spowodowanych przez ingerencję w kod źródłowy serwisu przez osoby trzecie” inaczej klient będzie dłubał (taka nasza polska cecha narodowa), a potem przyjdzie z pretensjami, „że coś mu nie działa”.
Standardowa formułka, że „umowa posiada dwa jednobrzmiące egzemplarze” i podpis zleceniodawcy i wykonawcy.