JAK zarządzać czasem pracy?
Czy zdarzyło Ci się kiedyś, że praca pochłonęła Cię tak mocno, że całkiem oderwałeś się od rzeczywistości i dopiero pełny pęcherz przypomniał o czymś tak trywialnym jak fizjologia? Albo wszedłeś na chwilę na Facebooka i nagle minęła godzina? Jeśli tak, to zapraszam dalej…
Grafikę nagłówkową narysowało AI
Przyznaję, miewam z tym problem. Czasami praca wciąga mnie na wiele godzin tak mocno, że zapominam o zrobieniu sobie herbaty, czy nawet zmianie pozycji na krześle. I nawet będąc świadomym, że po godzinie moja produktywność drastycznie maleje, nie chcę się odrywać, żeby nie tracić „cennych minut” i tzw. „flow”. A to przecież bez sensu, bo tracę je właśnie przez to, że wolniej pracuję.
Częścią mojej pracy są Social Media. Ale tu też zamiast wejść, zrobić co trzeba, potrafię godzinę lub dłużej (zwłaszcza wieczorem) zwyczajnie przeklikać. Wiem, że to nie tylko mój problem, bo wielu freelancerów nie umie sobie zorganizować czasu, który często przepuszczają między palcami. Inni z tego powodu nawet nie zaczynają nic swojego. Muszą mieć kogoś, kto im powie co i kiedy zrobić.
Można użyć aplikacji
Jest ich dużo i mają różne bajery i możliwości, ale ich zasada jest ogólnie taka sama: odliczają określony czas, po którym informują, że trzeba zrobić sobie przerwę. Próbowałem kilku, nawet sam napisałem w C++ jeden Przypominacz, który co godzinę przypominał o konieczności odejścia od komputera. Jednak w moim przypadku to się nie sprawdziło. Zbyt łatwo mogłem to wyłączyć.
Za to sukces odniósł zwykły Kitchen Timer, który zainstalowałem na tablecie leżącym w drugim końcu pokoju. Co pół godziny musiałem wstać i go wyłączyć. Ale kiedy człowiek odrywa się od komputera, to łatwiej jest przez kolejne 5-10 minut zrobić coś innego. Przygotować nową herbatę lub kawę, posprzątać pokój czy nawet zwyczajnie poćwiczyć. Proste i skuteczne.
Teraz ten mechanizm od lat jest wbudowany w systemową aplikację zegara w komórkach, więc po prostu tę kładę na półce w przedpokoju.
Technika Pomodoro
Szkoda, że tak późno się o niej dowiedziałem. Metoda ta została wymyślona przez Włocha – Francesco Cirillo, a swoją nazwę zawdzięcza minutnikowi kuchennemu w kształcie pomidora. Rewelacyjnie pomaga zarządzać czasem i motywować się do szybszego wykonywania zadań.
Polega ona na tym aby ustawić zegarek np. na 25 minut i przez ten okres czasu robić tylko jedną, określoną czynność. Bez odrywania się, bez przerw i bez Facebooka (straszne!). Ważne jest też, aby po upływie czasu od razu zakończyć to zadanie, ustawić zegarek np. na 5 minut i zrobić sobie przerwę. Po kilku cyklach warto zrobić sobie dłuższą przerwę, np. 15 minut.
No i dokładnie to robię ze swoją komórką. W przerwach głównie ćwiczę, robię coś do picia lub korzystam z toalety.
Tę grafikę też narysowało AI
Jak używać Techniki Pomodoro?
- Zrób listę zadań i posortuj ją według ważności.
- Podziel zadania na „pomidory”, czyli takie kawałki, które da się zrealizować w 25 minut.
- Ustaw minutnik na 25 minut.
- Zrealizuj pierwsze zadanie nie odrywając się od niego. Nie rób w tym czasie niczego innego!
- Gdy minutnik zadzwoni, zrób 5 minut przerwy i ustaw go ponownie na 25 minut. Swoje zrealizowane zadanie oznacz (wykreśl!) na liście jako wykonane. To doskonale motywuje do dalszej pracy.
- Po zrealizowaniu 4 zadań zrób dłuższą przerwę, np. 15 minut (możesz właśnie wtedy sprawdzić pocztę). Potem powtórz cały cykl od początku.
Ważne zasady Techniki Pomodoro
- Przerwę możesz zacząć tylko wtedy, kiedy zadzwoni minutnik, nie wcześniej. Jeśli pojawi się coś ważnego, zanotuj to, żeby zrobić później (np. podczas przerwy).
- Jeżeli masz zadanie wymagające większej ilości czasu, podziel je na mniejsze części.
- Dla odmiany jeśli zadanie jest krótsze niż jeden „pomidor”, dodaj do niego inne krótkie zadania, aby wypełnić zakładany czas.
- Dopasuj długość pracy i przerwy do charakteru swojej pracy i własnych preferencji. Możliwe, że dla Ciebie lepsze będą inne czasy niż 25/5.
- Miej świadomość czynionych postępów, dlatego wykreślanie jest takie ważne.
- Ciągle rozpoczynaj nowe „pomidory” - koncentruj się na wykonaniu zadania a nie projekcie jako całości.