Jak w kilku krokach zwiększyć produktywność w pracy?

Jeśli pracujesz na własny rachunek, to na pewno każdego dnia staczasz wewnętrzną walkę z samym sobą. Z jednej strony wiesz, że musisz pracować (zlecenia same się nie zrobią, chyba że masz od tego pracowników), z drugiej strony tak wiele rzeczy walczy o Twoją uwagę. Nawet jeśli należysz do tej wąskiej grupy nie mającej problemów z prokrastynacją, na pewno zdarzają Ci się chwile o zmniejszonej produktywności. Jak to ogarnąć?

Freelancerka pochodzi z banku zdjęć Fotolia

Zobacz inne wpisy związane z tym zagadnieniem:
Lenistwo czy choroba?
Kilka sposobów na przezwyciężenie lenistwa
JAK zorganizować sobie pracę
JAK zarządzać czasem pracy?

1. Ustal i uporządkuj cele

Codziennie masz do wykonania dziesiątki zadań. Możesz działać chaotycznie i robić to, co Ci akurat wpadnie do głowy, czasami nawet bezmyślnie kręcić się w kółko, „gdy nie ma kiedy nawet taczki załadować”. Lepiej je wszystkie spisz i podziel według ważności, złożoności i czasu trwania. Pogrupuj je tak, żeby dało się je wykonywać równolegle albo w jednym miejscu. Np. jeśli masz coś do zrobienia w kuchni, to od razu zrób w niej wszytko, co trzeba, bez biegania do pokoju i z powrotem.

2. Twórz listę zadań

Powtarzają to wszyscy i na każdym kroku a wiele osób wciąż boi się listy zadań jak ognia. Jakby był to jakiś wstyd czy coś? Może jakaś trauma z dzieciństwa, kiedy mama wysyłała do sklepu z listą zakupów? A przecież jest to jedna z najważniejszych rzeczy, zwiększających produktywność! Ja sam mam listy długoterminowe (miesięczne), krótkoterminowe (tygodniowe) i dzienne, które przygotowuję każdego wieczora.

Jakie zalety ma taka lista?

• Nie musisz się zastanawiać, co dalej, realizujesz je mechanicznie punkt po punkcie. Jak to powiedział Henry Jones do syna w „Indiana Jones i ostatnia krucjata”: „Po to zapisuję, żeby nie musieć pamiętać”.
• Odhaczanie (wykreślanie) zrealizowanych zadań działa bardzo motywująco, dlatego lepsze są listy spisane na kartce niż w aplikacji. Ponadto możesz kreślić, rysować, zaznaczać markerem o wiele łatwiej niż na komputerze, tablecie czy komórce.
• Bardziej złożone zadania możesz podzielić na mniejsze części i wciąż masz podgląd całości. Ponadto łatwiej je można pogrupować i realizować równolegle.

3. Skup się

Wiele osób, zwłaszcza kobiety, uważa, że potrafią działać wielozadaniowo. Przepraszam, jeśli was uraziłem, ale nie zaprzeczycie, że właśnie pod tym względem stawiacie siebie wyżej niż facetów. A to przecież bzdura! Co prawda można wykonywać jednocześnie proste czynności, które angażują inną część umysłu np. prasować, słuchać radia i jeść kanapkę. Ale spróbujcie czytać książkę i oglądać film i nic nie pominąć. Albo symultanicznie porozmawiać z kilkoma osobami na zupełnie różne, biznesowe tematy.

W pracy jest dokładnie tak samo. Jeśli w tej samej chwili robisz jednocześnie dwa projekty to masz spore szanse w obu popełnić błąd. Także szybkość pracy znacznie spadnie, bo wiele czasu stracisz na „przełączanie się” i ponowny rozpęd.

Zaraz pewnie ktoś się przyczepi, że w punkcie powyżej napisałem, że możesz zadania realizować równolegle. Dotyczy to jednak bardzo prostych i nie angażujących zadań albo takich, gdzie część pracy robi komputer. Gdy np. przygotowuję grafikę 3D, to nie renderuję od razu każdej wymodelowanej sceny, tylko najpierw robię cały komplet, potem ustawiam je w kolejce i mogę zająć się czymś zupełnie innym.

4. Rób regularne przerwy

Technika pomodoro nie powinna być Ci obca. Pisałem o niej kilka razy, wszyscy specjaliści od produktywności i zarządzania również ją polecają. Z jednego prostego powodu - jest skuteczna. W skrócie chodzi o to, żeby przez określony czas (np. 25 minut) intensywnie pracować nad jednym zadaniem i nie robić nic innego a następnie przez 5 minut odpoczywać i dla odmiany w ogóle nie myśleć o pracy, zwłaszcza o kolejnym zadaniu. Zrób sobie wtedy herbatę albo kilkanaście przysiadów.

5. Odstaw pożeracze czasu

Przeanalizuj sobie, ile czasu realnie pracujesz, a ile siedzisz na Facebooku. A może masz gdzieś cały czas otwartą zakładkę i non stop jesteś bombardowany kolejnymi powiadomieniami? Jeśli nie jesteś w stanie spiąć pośladków i powstrzymać się przed zaglądaniem w Social Media, to załóż sobie jakąś blokadę, która pozwoli Ci odpalić Facebooka czy Twittera tylko raz na godzinę lub rzadziej.

Napisz, jak zwiększyła się Twoja produktywność po zastosowaniu tych kroków.

Spodobał Ci się wpis? Udostępnij go w Social Mediach:

Zobacz także:

A może blogowanie na pełen etat?

Jak zarabiać na blogu?

Stocków jak mrówków #2