JAK szybko i sprawnie wykonać projekt

poniedziałek, 2019-10-071062Biznes, Tutoriale

Pracując na własny rachunek z czasem wyrabiamy sobie pewien zestaw czynności poprawiający efektywną współpracę z klientem. Każdy z nas ma na to swój własny sposób. Ja swój szlifowałem przez lata, więc jeśli dopiero zaczynasz pracę na własny rachunek, może posłużyć Ci jako model wyjściowy, który dostosujesz do własnych potrzeb. Bo tu już nie robisz, co każe szef, tylko samemu musisz wszystko ogarnąć.

Zegar pochodzi z Adobe Stock

Organizacja wstępna

Dokładnie dowiedz się, co jest przedmiotem zlecenia, tu nie ma miejsca na domysły. Rzadko kiedy klient przekazuje wyczerpujący brief (o ile w ogóle go otrzymasz). Zazwyczaj są to ładnie brzmiące slogany (zazwyczaj bezmyślnie przepisane z innych briefów), które nie mówią nic o faktycznych potrzebach klienta. Ma być nowocześnie, intuicyjnie, kreatywnie albo web 2.0. I efekt wow!

Nie rzucaj się w wir pracy nie znając oczekiwań klienta i nie mając w pełni sprecyzowanego celu
Zatweetuj

Jeszcze w agencji reklamowej miałem kumpla, który po otrzymaniu bardzo ogólnych wytycznych z radością rzucał się w wir pracy, żeby trzaskać kolejne projekty. Klient jak mantrę powtarzał: „nie, nie nie”, a ten robił kolejne. Mając stałą pensję można sobie na to pozwolić, ale jeśli klient płaci za wykonany projekt, to szybko przestaje się opłacać.

Ja dla odmiany zawsze wychodziłem na marudę, bo zamiast od ręki przygotować sto propozycji, co bólu męczyłem klientów o szczegóły. Ale dzięki temu już pierwszy projekt był zbliżony do oczekiwań klienta i zazwyczaj kończyło się na niewielkich poprawkach. Szybko to docenili. Ponadto wyciągnięte na tym etapie informacje pomagają dokładniej wycenić zlecenie, co przy minimalnej ilości informacji często jest niemożliwe.

Koniecznie przeczytaj wpis: Ile kosztuje strona

Osobiście unikam spotkań

Czasami spotkanie z klientem może potrwać kilka godzin, więc jeśli to jest możliwe, staram się tego unikać. Pomijając fakt, że jestem introwertykiem i nie przepadam za osobistym kontaktem z ludźmi, to z doświadczenia (nie tylko swojego) wiem, że z takich spotkań nie wynosi się niczego konkretnego. Można sobie porozmawiać, poznać się, ale konkrety i tak potem są precyzowane pisemnie. Zwłaszcza że dopóki klient sam nie spisze swoich oczekiwań to często nie bardzo wie, o co mu chodzi poza tym, że „jakiś tam sklep internetowy jak allegro”.

Podobną sytuację opisałem tutaj: Znowu serwis podobny

Na takich wstępnych spotkaniach śmieszy pytanie o koszt przedsięwzięcia. Samo doprecyzowanie funkcjonalności to kilkukrotna wymiana e-maili, linkowanie przykładów, sugerowanie rozwiązań itp.

Tym samym przechodzimy do oferty i wyceny.

Oferta i wycena

Czas na przedstawienie oferty cenowej. Zadanie trudne i osobiście bardzo go nie lubię. Wszystko trzeba tak wycyrklować, żeby nie dokładać do interesu ale też nie wystraszyć klienta. To bzdura, że zbyt wysokie ceny dają pole do negocjacji. Klienci zazwyczaj po prostu bez słowa odchodzą.

Wyceny nie da się zrobić od ręki podczas pierwszego spotkana. Projektowanie to nie sprzedaż detaliczna, gdzie wystarczy pomnożyć ilość przez cenę jednostkową.

Problemy z wyceną opisywałem tutaj: Jak wycenić własną pracę

W samej ofercie dobrze jest określić zakres prac, żeby klient wiedział, za co chcemy tak dużo pieniążków. Później zostanie zresztą skopiowany do umowy i będzie podstawą do trzymania się planu i nie wdrażania setek pomysłów klienta, które nie były ujęte w wycenie.

Jeśli chcesz pobrać zaliczkę/zadatek, (a wierz mi, że powinieneś – to bardzo dobry filtr na nieuczciwych zleceniodawców), to na najpóźniej na tym etapie musisz o tym wspomnieć, żeby klient się nie zdziwił czytając umowę.

Umowa i zadatek

W umowie KONIECZNIE określ zakres prac i wysokość zadatku
Zatweetuj

Doświadczeni freelancerzy mają już swoje wzory umów, które tylko odpowiednio przeredagowują pod konkretne zlecenie i klienta. Początkujący mogą sobie znaleźć takie wzory w internecie. Opisujesz tu dokładnie przedmiot zlecenia, terminy, cenę, informację o zadatkach i jako załącznik dodajesz zakres prac.

Koniecznie przeczytaj:
Umowa freelancera
Tyle szumu o zaliczki

Czekając na zadatek (w powyższym wpisie opisałem różnicę między zaliczką a zadatkiem) męcz już klienta o niezbędne materiały. Z doświadczenia wiem, że najczęściej ich nie ma i dopiero planuje je przygotować. Możesz wstępnie przygotowywać sobie inne potrzebne rzeczy, ale nie zalecam rzucanie się od razu w wir pracy.

Niektórzy (mi się zdarzyło raz) potrafią jeszcze na tym etapie kombinować, żeby dostać coś za friko. Dlatego, jak wspomniałem, zadatek to doskonały filtr na kombinatorów.

Realizacja projektu

Jeden projekt i dwie korekty zbiorcze, chyba, że w umowie określono inaczej
Zatweetuj

Szczegóły realizacji projektu zależą od jego charakteru oraz samej umowy. Inaczej projektuje się logo, ulotkę, składa książkę, a jeszcze inaczej robi stronę internetową. Jeśli w wycenie i umowie nie ustaliłem inaczej, to przygotowuję jeden wstępny projekt (przy logo są to 3 projekty). Potem kilka dni na korekty (zakładam 2 zbiorcze korekty i opisuję to w umowie, żeby klient nie myślał, że będziemy dłubać drobiazgi przez pół roku) i finisz. W praktyce bywa różnie.

Jeśli klientowi projekt się nie podoba (zdarza się nawet mimo dokładnego przesłuchania), wracamy do początku. Nie przyjmuj słów „coś innego, ale sam nie wiem, co” albo „pan jest grafikiem i powinien wiedzieć lepiej”. Trudno jest wiedzieć lepiej nie wiedząc, czego chce klient. Jeśli sam się nie potrafi określić, to niech spada na drzewo albo płaci za każdy kolejny projekt. Na szczęście tego typu sytuacje też dosyć skutecznie hamuje zadatek. Klient zamroził kasę i będzie mu zależeć, żeby inwestycja jak najszybciej zaczęła się zwracać.

Trzeci projekt powinien być w zasadzie końcowy. Jeśli tak nie jest i klient znowu chce wszystko zmieniać, to dobrze jest zastanowić się nad zmianą branży albo klienta. Jeśli jest „prawie” OK, można nanieść drobne poprawki, których ilość również dobrze jest wcześniej ustalić i uwzględnić w wycenie. Inaczej projekt będzie się ciągnął kilka miesięcy i codziennie będziemy przesuwać jakiś element o ciuta w lewo i dwa ciuty do góry. Zazwyczaj jednak wystarczy poinformować klienta o dodatkowych kosztach i szybko dochodzi do akceptacji.

Inną sprawą jest długie oczekiwanie na feedback klienta, zwłaszcza takiego, któremu się spieszy i chciał „na wczoraj”, a kiedy piłeczka jest po jego stronie, to nagle wszystko przestaje być pilne. Mimo wszystko Ty bądź fair i w trakcie prac na bieżąco informuj klienta o postępach (przy okazji dowiesz się, czy on sam się w międzyczasie nie rozmyślił, bo różnie o bywa).

Finalizacja i fakturowanie

Jeśli wszystko przebiegło sprawnie i projekt jest ukończony (a najlepiej także zaakceptowany przez klienta) z radością wysyłamy mu fakturę. Teraz pozostaje już tylko oczekiwanie na przelew i przypominanie się co jakiś czas, jeśli jeszcze nie jest na naszym koncie :)