Jak ogarnąć chaos?

Wielu moich znajomych ma w swoich plikach totalny bałagan, żeby nie użyć gorszego słowa na „B”. Nie tylko w bezsensownym nazewnictwie, ale w samym położeniu plików, które utrudnia, a często wręcz uniemożliwia odszukanie tego właściwego. Nie mówiąc już o łatwym tworzeniu kopii zapasowych. Jeśli należysz do tych osób, to być może już zaraz zmieni się Twoje życie.

Osobiście nie rozumiem, jak można w ogóle dopuścić do takiego stanu. Być może jest to oszczędność kilku sekund na początku, ale za to jaka strata czasu później! Mój znajomy z pracy (gdy jeszcze byłem na etacie) tak dziwnie nazywał kolejne wersje plików, że już na drugi dzień najnowszej wersji musiał szukać po dacie, bo z nazwy „stokrotka_dupadupa_final_korekta.cdr” nic nie wynikało. I chociaż często mocno klął próbując ogarnąć ten chaos, to jednocześnie nic nie robił, żeby go zlikwidować.

Niektórym wydaje się może, że przy kilku zleceniach na rok można olać pilnowanie tych spraw, ale jeśli dziennie przeznaczamy co najmniej godzinę na opanowanie chaosu to coś jest nie tak. A gdy wracamy do zlecenia sprzed roku, bo trzeba np. zaktualizować katalog? Dla mnie byłaby masakra.

Jak ja to robię?

Z pewnością nie jest to sposób idealny dla każdego, w końcu każdy ma inne potrzeby i doświadczenie. Ja swój dopracowuję przez lat i muszę przyznać, że jeśli już korzystam z wyszukiwarki, to głównie do zdjęć, których mam setki tysięcy i czasami nie pamiętam, czy coś robiłem w 2016 czy 2015.

Przede wszystkim mam dwie partycje, ale tylko dlatego, że moje dyski SSD nie są zbyt pojemne, więc uznałem, że nie ma sensu zakładać kolejnej. Na dysku C jest oczywiście system i wszystkie programy, które muszą być zainstalowane np. pakiet Adobe. Jest to dysk systemowy, więc nie zaśmiecam go niczym innym, dzięki czemu mogę bez strachu odzyskać kopię zapasową (tzw. mirror) albo przeinstalować system od zera, jeśli zachodzi taka konieczność.

Cała reszta (programy przenośne, pliki robocze i archiwum) znajduje się na dysku D i jest odporna na ewentualną reinstalację systemu. Dużo łatwiej jest też robić kopie zapasowe, o czym jeszcze napiszę.

Podział na sensowne foldery

• Akcesoria - tu są wszystkie programy, które nie wymagają instalacji np. Blender, Firefox, Total Commander i inne.
• Śmieci - wszystko to, co na chwilę obecną może wydawać się zbędne, ale zgodnie z prawem Murphy’ego będzie potrzebne, gdy tylko skasujemy. Ja tu trzymam RAWy sprzed kilku miesięcy, pliki robocze ukończonych projektów i wiele innych rzeczy np. pobranych z internetu. Wszystko ładnie popakowane, bo przecież nie korzystam z tego codziennie. A jeśli za rok uznam, że jednak czegoś już nie potrzebuję, to po prostu kasuję odpowiedni plik archiwum.
• Elementy - tak sobie nazwałem (może ktoś ma lepszy pomysł) folder na wszystkie pliki i elementy źródłowe, których ja nie jestem autorem np. fonty, zdjęcia z Fotolii, mockupy, materiały Blendera itp.
• Robocze - najważniejszy folder, bo mam tu wszystko, nad czym aktualnie pracuję, nie tylko zawodowo.
• Archiwum - jak nazwa wskazuje miejsce, gdzie wrzucam rzeczy ukończone, nie tylko zawodowe. Tu już są popakowane w ładne archiwa, co pozwala zaoszczędzić trochę miejsca oraz przyspiesza tworzenie kopii zapasowych. Tu też jest album ze zdjęciami, bo w końcu też jest pewną formą archiwum.

Podfoldery też są ważne

Każdy z folderów zawiera odpowiednie podfoldery np. zlecenia dzielę najpierw wg klientów, potem wg projektów. Każdy klient ma też swój własny folder Śmieci, w którym lądują wszystkie pliki robocze, tymczasowe i wcześniejsze wersje dokumentów, nad którymi pracuję. Ponadto mam zazwyczaj folder Elementy zawierający często używane grafiki przez klienta np. logo. No i oczywiście folder danego projektu, gdzie są już pliki związane wyłącznie z danym tematem.

Po skończonym, zaakceptowanym i opłaconym projekcie ważne pliki przenoszę do Archiwum, a śmieci pakuję i przenoszę do ogólnego folderu Śmieci, w którym sobie spokojnie czekają na ewentualne użycie albo „ostateczne rozwiązanie”. Zazwyczaj po roku nieużywania (sprawdzam po dacie) z czystym sumieniem mogę się ich pozbyć.

Jak nie tworzyć głupich nazw dokumentów?

1. Każdy z nich ma swoją zwykłą, pierwotnie nadaną nazwę, której nigdy nie zmieniam.
2. Przed każdą korektą kopiuję plik do folderu Śmieci i dodaję na końcu kolejny numerek.

Dzięki temu robocze jest tylko to, co ma być robocze i nie gubię się w kilkudziesięciu wcześniejszych wersjach. Generalnie staram się, żeby nazwa pliku nie była długa (max 3-4 słowa) i jednocześnie jak najlepiej opisywała zawartość pliku.

geekculture.co/meet-yu-xin-the-designer-behind-the-adobe-illustrator-and-photoshop-viral-designer-keychains

Album ze zdjęciami

Przez lata zbiera się trochę tego dobrego. Wielu moich znajomych nie robi żadnej selekcji, przez to mają często kilkanaście ujęć (nieudanych zresztą) tego samego obiektu. Oglądanie tego to jakaś masakra. W dodatku wszystko w jednym ogromnym folderze. I weź tu człowieku znajdź zdjęcia z wycieczki do Wieliczki w 2012?

Na szczęście są też tacy, którzy już wiedzą, że odpowiedni podział to klucz do sukcesu. Ja u siebie mam dosyć prosty. Najpierw rok, potem konkretna data i nazwa wydarzenia np. 07-23 - wakacje w Grecji. Bez trudu znajdę to albo sam albo przy pomocy wyszukiwarki. Jeśli ktoś chce może też nazywać same zdjęcia, ale często nie ma sensu. Za to wszystkie zdjęcia nie związane z żadnym wydarzeniem (czasami zrobić na spacerze kilka fotek córce i bez sensu jest do tego tworzyć osobny folder), wrzucam do jakiegoś wspólnego (u mnie to po prostu „#”) i tam już faktycznie nazywam każdy plik.

Ogarnij pocztę

Nie ufam przeglądarkowym webmailerom (są zresztą dosyć niewygodne w obsłudze), korzystam z klienta The Bat na PC i Airmail na MacBooku. Oba płatne, ale nie taki najgorszy jest też darmowy Thunderbird.

Moja skrzynka odbiorcza nie zawiera wielu wiadomości (chyba, że po dłuższym urlopie). Przeglądam je na bieżąco i śmieci od razu kasuję, resztę kopiuję do odpowiednich folderów przypisanych do danej firmy. Jeśli są załączniki, od razu zapisuję je na dysk i przenoszę do odpowiednich folderów w Roboczych. W skrzynce odbiorczej zostaje tylko to, czego w danej chwili jeszcze nie zrobiłem np. uwagi od klienta, zapytanie ofertowe itp. Zrealizowane e-maile przenoszę od razu w docelowe miejsce. Nie używam żadnych gwiazdek, kolorów i innych oznaczeń, którymi obdziela nas np. Gmail. Nie potrzebuję ich.

Żeby nie obciążać skrzynki, raz na jakiś czas przeglądam foldery klientów i jeśli jest coś starsze niż rok to też wywalam. Jak będzie trzeba do czegoś wrócić, to klient sam przypomni temat. The Bat ma tą zaletę, że utworzony folder jest jednocześnie folderem na dysku (Outlook wszytko trzyma w jednym gigantycznym pliku). Dawno nieużywane foldery klientów (z niektórymi np. współpracuję tylko raz w roku) przenoszę do archiwum, dzięki czemu nie mam zaśmieconego klienta poczty.

Jeśli wydaje Ci się, że takie kopiowanie, kasowanie, przywracanie to strata czasu, to pomyśl, że grzebanie w dziesiątkach folderów (często od dawna nieużywanych) i milionach e-maili zajmuje go jeszcze więcej.

Kopia zapasowa systemu i plików roboczych

Jak już niedawno pisałem, ludzi dzielimy na tych, którzy robią backup i tych, którzy będą go robić.

Ja mam dwa rodzaje kopii zapasowych.

Pierwsza to tzw. mirror dysku systemowego, który zrobiłem po zainstalowaniu wszystkich sterowników, aktualizacji, programów i po dokonaniu wszystkich personalnych ustawień. Użyłem do tego programu Acronis True Image, który wygenerował jeden duży plik zawierający obraz całego dysku. Dzięki temu w razie potrzeby system przywracam w jakieś 10 minut a nie pół dnia.

Druga to po prostu zwykła kopia plików roboczych i nie potrzebuję do tego żadnego specjalistycznego oprogramowania. Wystarcza mi Total Commander, którego i tak codziennie używam. Dzięki wyżej opisanemu systemowi folderów co kilka dni (czasami częściej jeśli trzeba) podpinam dysk zewnętrzny, zaznaczam odpowiednie foldery i włączam kopiowanie. Total Commander ma ciekawą opcję, która pozwala nadpisywać tylko starsze pliki, więc zamiast ponad 200GB danych kopiuje się tylko kilka ostatnio zaktualizowanych.

Jako że nie mam serwera NAS, to działanie powtarzam z drugim dyskiem zewnętrznym. Zastanawiam się, czy jest mi on faktycznie potrzebny, w końcu podłączenie dwóch dysków raz na kilka dni, nie zajmuje dużo czasu.

Spodobał Ci się wpis? Udostępnij go w Social Mediach:

Zobacz także:

Jak zrobić dobre nocne zdjęcia?

Jak poprawić zdjęcie w Luminarze 4?

Przygotowanie materiałów do druku cyfrowego