JAK łatwo i sprawnie zorganizować sobie pracę

Mój znajomy znany jest z ogromnego roztargnienia. Mimo to organizuje wiele imprez kulturalnych, więc na jego barkach ciąży spora odpowiedzialność. Gdy przygotowania dobiegają końca (kilka dni przed imprezą) gość prawie nie śpi - biega, załatwia, znowu załatwia, sprawdza coś tysiące razy, a w końcu i tak okazuje się, że o czymś zapomniał.

Organizatorka pochodzi z Adobe Stock

Czasami są to drobiazgi, czasem coś ważniejszego. Znajomy tak jest w tym wszystkim zagubiony, że po prostu siada i nie wie, co ma robić dalej. Dużo czasu traci na wielokrotne sprawdzanie tych samych rzeczy. Ja rozumiem, że czasami lepiej coś sprawdzić dwa razy, ale do cholery, nie dziesięć! I to kosztem innych, których nie sprawdził ani razu, bo zapomniał.

Gość po zakończeniu imprezy wygląda jak połowa siebie. Zmęczony, zestresowany, marudzący, że mógł zrobić coś lepiej. Aż jestem zaskoczony (nie żebym mu tego życzył), że jeszcze nie wylądował w szpitalu. Wrzodów na jego żołądku nie chciałbym oglądać.

Tymczasem rozwiązanie jego problemów jest banalnie proste i często stosowane, zwłaszcza przez ludzi sukcesu. Jest to kawałek kartki i długopis. Nie rozumiem, dlaczego wiele osób czuje awersję do tej metody. Kupują sobie smartfony, tablety i inne gadżety, które również mają notatniki, przypominacze, terminarze i… z tego też nie korzystają.

Osobiście zaliczam się do ludzi, którzy zawsze mają przy sobie jakiś notatnik (niektórzy biorą go nawet do łazienki) albo chociaż komórkę z dyktafonem. Nigdy nie wiadomo, kiedy wpadnie do głowy genialny pomysł. Ludzka pamięć jest zawodna, a im bardziej praca jest związana z wysiłkiem umysłowym (np. w branży kreatywnej), tym łatwiej o czymś zapomnieć. Dlaczego więc po protu nie zapisać pomysłu, żeby potem na spokojnie go rozwinąć? Przyznaję, że często właśnie pod prysznicem coś wymyślę, a już po wyjściu z łazienki tego nie pamiętam. Bywa, że idea wraca dopiero po kilku dniach. Dobrze, jeśli w ogóle wróci.

Regularnie raz w tygodniu przygotowuję sobie ogólny plan zajęć na każdy dzień, drukuję, w miarę upływu czasu wykreślam zrobione rzeczy, czasami coś pominę, więc przepisuję na inny wolny termin. Codziennie też przygotowuję szczegółowy plan na dzień następny. Niektórym może się to wydawać stratą czasu, ale mądrzejsi ode mnie dowiedli, że godzina planowania oszczędza 10 godzin ciężkiej pracy.

Dzięki temu o wiele łatwiej jest mi się teraz skupić na samej pracy, bo nie zaprzątam sobie głowy niczym innym, zwłaszcza przypominaniem „co to ja jeszcze miałem”…

Duże zadania warto podzielić na mniejsze, zamknięte logicznie etapy. Nie trzeba wtedy ogarniać umysłem większej całości. Dobrze to też działa na psychikę, bo nie jest się przytłoczonym ogromnym zadaniem, a mały fragment nie jest taki przerażający.

O „dzieleniu słonia na kawałki” wspominałem we wpisie: Kilka sposobów na przezwyciężenie lenistwa

A jakie Ty masz sposoby na organizację zadań? Podziel się nimi w komentarzu.

Spodobał Ci się wpis? Udostępnij go w Social Mediach:

Zobacz także:

Zmiany po latach

Klient nie jest Twoim szefem

Referencje czy polecenie?