Dzisiaj jest czwartek, 17 sierpnia 2017
Dlaczego jesteś przegrany?Jak nie tracić czytelników blogaJak używać #hashtagów w Social Mediach
Zachowaj porządek

Zachowaj porządek

poniedziałek, 2014-12-080

Zauważyłem, że wiele osób z branży (przynajmniej te, które znam) często ma w swoich pracach totalny bałagan, żeby nie użyć gorszego słowa na „B”. Dlaczego niektórzy boją się na początku popracować więcej, żeby na dłuższą metę zaoszczędzić dużo czasu?

Nie wiem, z czym to się wiąże, ale i w firmach w których pracowałem i u znajomych grafików, którzy pracują w domu, często panuje taki bałagan, że nawet sami właściciele nie często nie mogą znaleźć tego, czego potrzebują (wiem, bo niedawno znajomy narzekał, że nie może już tego ogarnąć, ale do posprzątania też się jakoś nie kwapił). Rozumiem, że przy kilku zleceniach na rok można olać pilnowanie tych spraw, ale jeśli dziennie przeznaczamy co najmniej godzinę na opanowanie chaosu to coś jest nie tak. A gdy wracamy do zlecenia sprzed roku, bo trzeba np. zaktualizować katalog? Dla mnie byłaby masakra.

Zachowanie porządku nie jest wcale trudne i w zasadzie wymaga trochę pracy tylko na początku
Zatweetuj

A przecież zachowanie porządku nie jest wcale trudne i w zasadzie wymaga trochę pracy tylko na początku, potem utrzymanie tego wymaga dużo mnie pracy niż codzienne ogarnianie chaosu albo powrót do tematu po dłuższym czasie.

Jak ja to robię?

Z pewnością nie jest to sposób idealny i na pewno każdy znajdzie dla siebie bardziej efektywny. Może być jednak dobrym punktem wyjścia do opracowania własnych metod.

Przede wszystkim 3 główne foldery:

  • Robocze - projekty, nad którymi aktualnie pracuję. Jeszcze nigdy nie dobiłem do 10, więc nie ma obaw, że się pogubię.
  • Archiwum - projekty skończone, zawierające tylko te pliki, które są dla nich niezbędne - żadnych śmieci.
  • Do wywalenia - tu lądują właśnie śmieci czyli pliki od klienta, dokumenty robocze, dziesiątki wersji próbnych, jakieś inspiracje i takie tam co ma jakikolwiek związek z projektem.

Robocze i Archiwum

Te foldery mają w zasadzie taką samą strukturę, czyli najpierw dzielę je wg firm a potem wg konkretnych projektów. Archiwum od Roboczych różni się tym, że jest po prostu spakowany (na innym , wolniejszym dysku), żeby mieć tylko jeden plik a nie setkę. W końcu i tak tu często nie zaglądam. W folderze każdej firmy mam:

  • Do wywalenia - wszystkie bieżące śmieci, które już użyłem, ale chwilowo nie potrzebuję. Możliwe że nawet do tego nie wrócę, ale lepiej tego od razu nie kasować.
  • Elementy - często wykorzystywane w projektach - loga, ikonki, tła (jeśli jest ich dużo to zakładam nowy folder) i inne elementy graficzne
  • Nazwa_projektu - konkretne projekty np. strona www, folder A4, plakat świąteczny itp. Dalszy podział wg uznania i bieżącego zapotrzebowania - u mnie zależy głównie od ilości plików.

Do wywalenia

Po skończonym, zaakceptowanym i opłaconym projekcie. Ważne pliki idą do Archiwum, a śmieci wrzucam w Do wywalenia. Tu ju nie dbam o układanie elementów, bo są tu rzeczy, które zazwyczaj nie są do niczego potrzebne. Nie kasuję od razu, bo raz na dłuuugi czas trzeba do czegoś zajrzeć (np. klient chce wrócić do projektu, który odrzucił wieki temu). Czasami są to pliki robocze, które trzeba poprawić. Jednak po roku nieużywania (sprawdzam po dacie) z czystym sumieniem mogę się tego pozbyć.

Obsługa e-maili

Nie ufam webmailerom (są zresztą dosyć niewygodne w obsłudze), korzystam z klienta The Bat i Wam też polecam jakiś program. Moja skrzynka odbiorcza nie zawiera wielu wiadomości (chyba, że po dłuższym urlopie). Przeglądam je w miarę na bieżąco - śmieci od razu kasuję, resztę kopiuję do odpowiednich folderów przypisanych do danej firmy. Jeśli są załączniki, od razu zapisuję je na dysk i przenoszę do odpowiednich folderów w Roboczych. W skrzynce odbiorczej zostaje tylko to, co trzeba realizować na bieżąco np. uwagi od klienta, zapytanie ofertowe itp. Zrealizowane e-maile przenoszę od razu w docelowe miejsce. Dzięki temu nie potrzebuję żadnych gwiazdek, kolorów czy innych oznaczeń, którymi obdziela nas np. Gmail. Po prostu nie gubię się. Zresztą, żeby nie obciążać skrzynki, raz na jakiś czas przeglądam foldery klientów i jeśli jest coś starsze niż rok to też wywalam. Jak będzie trzeba do czegoś wrócić, to klient sam przypomni temat. Dawno nieużywane foldery klientów też przenoszę do archiwum, dzięki temu w poczcie też mam tylko bieżące e-maile tak jak projekty Robocze.

Tak, wiem, niektórym wydaje się, że takie kopiowanie, kasowanie, przywracanie to strata czasu. Tylko że mi to zajmuje o wiele mniej czasu niż innym odnalezienie się w gąszczu milionów e-maili i plików.

Na koniec polecam zapoznać się z jakimś managerem plików np. Total Commanderem - obsługa z klawiatury jest o wiele szybsza niż klikanie myszą.

Spodobał Ci się wpis? Udostępnij go w Social Media:
Jeśli podoba Ci się wpis,
koniecznie zalajkuj,
skomentuj i zapisz się na